AppSend

AppSend adalah aplikasi HRIS dan absensi karyawan dari XQL TECH. Karyawan dan atasan memakainya di HP Android, sementara HR mengelola semuanya dari panel web di layar lebar. Keduanya membaca data yang sama, jadi tidak pernah ada dua versi jadwal, saldo cuti, atau angka gaji.

AppSend dirancang untuk aturan ketenagakerjaan Indonesia: lembur sesuai aturan pemerintah, BPJS dan PPh 21, serta pelacak kontrak PKWT yang mencegah kontrak berubah menjadi PKWTT tanpa disadari.

1.1 Masalah yang diselesaikan

1.2 Satu aplikasi, tiga peran

Peran melekat pada akun dan aktif otomatis begitu pengguna masuk dengan NIK atau email. Tidak ada pilihan peran manual dan tidak ada aplikasi terpisah. Atasan tetap karyawan (tetap absen, cuti, dan menerima slip), hanya mendapat satu menu tambahan: Tim.

1.3 Dua edisi

2.1 Absensi & verifikasi

Clock-in dan clock-out dari HP dengan bukti foto dan lokasi, plus pemeriksaan perangkat otomatis di setiap absen. Cepat dipakai (buka kamera, verifikasi, kirim) tapi sulit dicurangi.

• Selfie wajib. Foto diambil langsung dari kamera dengan bingkai panduan, tidak bisa memakai foto dari galeri.
• Geofence per lokasi kerja. Absen dinilai terhadap radius yang diatur HR per cabang (50–1.000 m): di dalam area, di luar area, atau akurasi GPS rendah.
• Pemeriksaan perangkat. Perangkat terdaftar dan lokasi palsu diperiksa di setiap absen; temuan ditandai untuk ditinjau HR. Karyawan juga melihat hasil pemeriksaannya sendiri.
• Status tepat waktu / telat langsung terlihat, dibandingkan dengan jadwal shift hari itu.
• Jam server, bukan jam HP TAHAP IMPLEMENTASI, sehingga mengubah jam HP tidak berpengaruh.

2.2 Riwayat & rekap kehadiran

Karyawan melihat sendiri catatan kehadirannya per bulan: jam masuk, pulang, lokasi, lembur, dan penanda. Filter cepat (Hadir, Telat, Cuti, Perlu tinjauan) membantu menemukan hari yang bermasalah, dan rekap bulanan bisa diunduh sebagai PDF.

Lupa clock-out? Koreksi diajukan langsung dari detail hari itu dan masuk ke approval atasan. Data terkunci setiap tanggal tutup buku, sehingga angka payroll tidak berubah setelah diproses.

2.3 Cuti, lembur, koreksi & reimbursement

Semua pengajuan dilakukan sendiri dari HP. Saldo cuti selalu terbarui, dan setiap pengajuan langsung masuk ke antrean atasan tanpa formulir kertas atau pesan chat.

2.4 Slip gaji digital

Slip gaji terbit di aplikasi begitu payroll terkunci. Dibuka dengan PIN pribadi 6 angka dan terkunci lagi saat karyawan keluar dari layar, karena HP karyawan sering dipinjam keluarga atau rekan.

Rincian gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan BPJS, PPh 21, dan dasar perhitungannya (hari hadir, jam lembur, status PTKP) ditampilkan, sehingga pertanyaan "kenapa gaji saya segini?" ke HR berkurang. Slip bisa diunduh sebagai PDF.

2.5 Kunjungan lapangan OPSIONAL

Untuk sales, teknisi servis, surveyor, atau tim proyek yang bekerja di beberapa tempat dalam sehari. Setiap kunjungan punya check-in dan check-out sendiri dengan foto, catatan, alamat, dan koordinat. Biaya transport kunjungan bisa langsung diajukan sebagai reimbursement.

3.1 Approval terpusat

Satu antrean untuk cuti, lembur, koreksi absensi, reimbursement, dan perubahan jadwal. Detail penting (tanggal, durasi, sisa saldo setelah disetujui) sudah ada di kartu, jadi atasan bisa memutuskan puluhan pengajuan dalam hitungan menit.

• Untuk koreksi absensi dan reimbursement, atasan melihat foto bukti atau struk sebelum memutuskan.
• Penolakan wajib disertai alasan, dan alasannya langsung terlihat oleh karyawan.
• Setiap kartu menampilkan berapa hari pengajuan sudah menunggu, dan keputusan bisa diurungkan sesaat.

3.2 Jadwal tim

Atasan menyusun jadwal timnya sendiri dari HP, per hari atau seminggu sekaligus, dengan kode shift berwarna (Pagi, Middle, Siang, Libur, Cuti). Dua anggota bisa bertukar shift, dan saat ada yang sakit di hari H, sistem mencarikan anggota yang sedang libur untuk menggantikan. Semua perubahan langsung terlihat di roster HR.

4.1 Dashboard

Hadir hari ini, kontrak mendesak, total karyawan, tren absensi 30 hari, dan absensi per cabang dalam satu layar. Setiap kartu adalah pintu masuk ke modul terkait, dan datanya bisa diekspor ke CSV untuk laporan manajemen.

4.2 Tinjauan kehadiran & anti-kecurangan

HR tidak perlu memeriksa ribuan baris absensi. Sistem menandai otomatis absen yang mencurigakan (lokasi palsu, di luar radius, akurasi GPS rendah), lalu HR meninjau antrean tersebut lengkap dengan foto selfie, koordinat, skor risiko 0–100, dan riwayat penandaan karyawan yang sama. Alasan penandaan ditulis dalam kalimat, bukan kode.

4.3 Karyawan & cabang

Master data karyawan dalam satu tabel yang bisa dicari dan difilter per pola kerja. Onboarding ratusan karyawan dilakukan lewat impor: unduh template, isi di Excel, simpan sebagai CSV, lalu unggah. Pratinjau menolak data ganda atau tidak lengkap sebelum disimpan.

Setiap lokasi kerja (kantor, cabang, toko, gudang, pabrik, atau site proyek) didaftarkan dengan alamat, titik koordinat (bisa diambil dari GPS), dan radius absen. Jumlah lokasi tidak dibatasi.

4.4 Roster & pola kerja

Roster seluruh karyawan per minggu dengan total jam kerja tiap orang. Minggu yang belum disusun bisa diisi dari salinan minggu lalu. Aturan absensi diatur per pola kerja (Kantor, Shift, Lapangan, Remote), bukan per karyawan, jadi menambah ratusan karyawan baru tidak menambah pekerjaan pengaturan.

4.5 Payroll

Setiap periode melewati tahap Draft → Simulasi → Final → Terkunci, sehingga kesalahan ketahuan sebelum uang keluar. Karyawan dengan perubahan gaji di atas 10% atau Rp500.000 dibanding bulan lalu ditampilkan beserta penyebabnya. Rekap payroll dan file transfer massal ke bank diekspor ke CSV.

4.6 Kontrak kerja & kepatuhan PKWT

Pelacak masa kontrak yang mencegah kesalahan hukum paling umum di Indonesia: kontrak PKWT yang melewati batas tanpa disadari dan otomatis menjadi PKWTT demi hukum, beserta kewajiban pesangonnya.

• Peringatan otomatis 60, 30, dan 7 hari sebelum kontrak berakhir.
• Kategori jelas: di batas maksimum, kritis (≤ 7 hari), segera berakhir (≤ 30 hari).
• Sistem menolak perpanjangan yang melewati batas maksimum dan menampilkan dasar hukumnya.
• Perpanjang, angkat jadi PKWTT, atau akhiri kontrak dari satu layar.

4.7 Hak akses

HR membuat akun baru dan mengatur peran tiap akun (Karyawan, Atasan, HR). Mengubah peran langsung mengubah menu yang terlihat, tanpa konfigurasi tambahan.